Categories
Uncategorized

The basis for your travel expenses

As business travel costs are upward, companies realize that better cost management techniques can make a difference

US According to American Express & # 39; 1994 Corporate business spending has reached more than $ 143 billion. latest survey on business travel management. Private employers spend $ 2,484 on travel and leisure for each employee, a 17 percent increase over the last four years.

Corporate and commerce spending, now the third-largest controllable expense in sales and data processing costs, is in the process of being re-examined. Corporations realize that even 1% or 2% savings can turn into millions of dollars added to their bottom line.

Such savings will certainly get the management and attention that is required for this type of project. Engagement begins with understanding and evaluating the components of T&E management to more effectively monitor and control it.

Hand management includes attribution of responsibility for travel management, introduction of a used travel services quality measurement system, as well as written and disseminated official travel policy. Only 64 percent of US corporations have travel policies.

Even top management and & nbsp; With support, the road to savings is rocky; One in three companies has only successfully implemented an in-house plan that will help reduce travel costs, and the myriad aspects of travel are so overwhelming, most companies do not & 39; Do you know where to start? "The Travel Travel Industry is based on information," says Steven R. Schmidt. The Show, The Global Group Inc. Founder and CEO. “Until the passenger actually stepped on the plane, they were (only) going. info »:

If that happens, information technologies are a viable place to disrupt these subtle but highly sought after savings. "Technology innovations in the field of business travel allow companies to realize the potential of automation to control and reduce indirect (travel) costs," says Roger H. Ballou, president of American Express's Travel Services Group: “In addition, many. companies are undertaking quality programs that include sophisticated process upgrades and upgrades designed to significantly improve T&E management processes and reduce indirect costs. ”

As companies look for technology to make potential savings a reality, they can be very creative about the methods they use.

Great level

Centralized booking systems have long been the exclusive domain of travel agents and other professionals in the field. But that all changed in November 1992, when the Department of Transportation's decision allowed public access to systems such as Apollo and SABER. Travel travel management programs such as TripPower and TravelNet immediately emerged, seeing corporations where their T&E dollars are spent.

The program tracks spending trends by communicating to the corporation & # 39; with a database and access to centralized booking systems that provide instant booking information to airlines, hotels and rental agencies. These programs also allow users to compile computerized travel cost reports, with details of where discounts were obtained, hotel and car use, and city-wide travel patterns. Actual data adds leverage to corporations when negotiating discounts with tourism providers.

"When you own the information, you don't have to go back to the mall every time you decide to change agencies," says Mary Savovy Stephens, travel manager at biotech giant Chiron Corp.

Sybase Inc., a client / server software developer, has an annual T&E budget of more than $ 15 million, agrees. "Software gives us unprecedented visibility of how employees spend their travel dollars and have better leverage to negotiate with travel service providers," says Sybase Inc.'s credit and corporate travel services. Director Robert Lerner. "We have better access to data in a faster, real-time environment that is expected to bring us huge savings in T&E. We now have control over our travel information and no longer have to depend solely on agencies and airlines. "

The price of this privilege depends on the size of the business. Instant purchases of Travel Travel Management software can range from $ 100 to under $ 125,000. Some software providers will accommodate smaller users by selling software for $ 5 to $ 12 per booked trip, which is still a significant savings from the industry-standard $ 50 per transaction.

No more tickets

Paper travel is faster than ever with a clean office, as both service providers and consumers work together, lowering ticket prices for business travelers. Probably the most productive of the promotions is the "ticketless" travel, which is tested by almost all major airlines.

At the same time, travel providers and agencies are experimenting with new technologies to enable travelers to advertise tourism services through the Internet, e-mail and unregistered ticket booths. Best Western International, Hyatt hotels and some of the other major online hotel chains. These services reduce the need for paper and offer better service and peripheral benefits such as increased productivity, improved travel costs and trends, and improved cost reduction.

Dennis Egolff, CFO of Lenville Veterans Affairs Medical Center, realized that the medical center and the decentralized location, a quarter mile from the hospital, made it difficult to operate. "We were losing production time and everything was lost," he says. "Each memorandum had to be submitted for confirmation of the manuscript, and we required seven different copies of each travel order." As a result, Egolff tried outgoing, paper-cut software packages designed for the federal government.

Software enables the hospital to manage on-line travel from day-to-day payment tracking and cost calculation to cash flow generation and authorization of benefit ratification. The software also allows the hospital to keep track of its travel expenses and other travel budgets.

"Today, for all practical purposes, the system is paperless," says Egolff. Software has helped the hospital reduce document processing time by 93 percent. "The original goal was focused on guiding employees without paper," he says. "We have achieved that goal, partly due to the efforts of our staff and partly due to software accuracy."

With a mere $ 6,000 investment, the hospital saved $ 70 on each employee's trip and saved nearly half of its $ 200,000 US budget through a paper cut program.

Outside

The consolidation of corporate travel arrangements by fewer agencies has been an increasing trend since 1982. Nearly three out of four companies now make travel plans for their business locations through one agency, up from 51 percent in 1988. The two main advantages of consolidating an agency are: accounting and T&E budget facilitation, as well as leverage for future travel discount negotiations.

The major technological breakthrough that allows this blossoming trend to flourish is the introduction of satellite ticket printers (STPs). The use of STPs enables a travel agency to consolidate all activities into one home office and still send all necessary tickets through various telecommunications services immediately. As the term implies, cars print airline tickets immediately, eliminating shipping charges.

For London Fog, STPs are a blessing. London Fog & # 39; The T&E budget of more than $ 15 million a year is evenly split in Eldersburg, Md. Between two locations in the state and New York. Everywhere buys the same number of tickets, so ticket availability from their agency is mandatory. With two locations in STP, the company also operates two offices with one Baltimore agency. Each office has direct entry tickets and is still able to save by not having to pay for courier and mail charges, which can take up to $ 15 for each of the more than 500 tickets purchased each year.

Conde Nast Editions & # 39; An annual T&E budget of more than $ 20 million is allocated between its locations in Los Angeles, San Francisco, Chicago, New York and Detroit. Since 1994, travel arrangements have been managed by a centralized agency, Advanced Travel Management, in New York, installing STPs in each of these five locations. Due to the increase in efficiency due to consolidation, Conde Nast is now able to change travel plans at once and get new tickets immediately.

The real benefit is that the cars are owned and maintained by a travel agency. So there is no cost to the company. Due to the underlying costs involved, however, STPs remain an option only for major ticket buyers. "STPs are a viable option in this process for any place that buys more than $ 500,000 a year," says Shoen.

As the average rate of air freight makes up 43 percent of any company's T&E spending, savings made for various technological purposes have become dramatic. For example, the ability to collect and analyze corporations' own travel trends has led to the creation of a net fare by negotiating a price corporation with the airline to buy tickets that does not include increased commission fees, overruns, transaction fees, agency fees and other deals.

Although most US carriers publicly declare that they do not negotiate corporate discounts below published market rates, a survey by American Express on business travel management found that 38 percent of American companies have had or have already conducted airline negotiations. The existence and mechanism of these arrangements vary widely by carrier.

What is & # 39; cost:

Freud Saffer, Hewlett-Packard's Transportation Manager and a strong advocate of a net pricing system, has traveled with a contract with HP for the idea of ​​fee-based pricing for travel management companies. He says that HP, which spends more than $ 528 million annually on T&E, plans to have all the airfare based on purely fare prices. "At the moment we have several net tariffs at different stages of the agreement," he says. "These tariffs are negotiated at the corporate level with the airlines, and then cheated for each of our seven geographical regions."

Frent Kent, Western Regional Manager for United Airlines, agrees: “United Airlines takes part in corporate discounts, such as mass ticket purchases, but not on net pricing. I have yet to see a single fare contract that makes sense to us. & # 39; we are not against it, but we just do not understand it. "

Kent stresses: “Airlines should approach companies with long-term strategic relationships, not just discounts.

As business travel costs are upward, companies realize that better cost management techniques can make a difference.

US According to American Express & # 39; 1994 Corporate business spending has reached more than $ 143 billion. latest survey on business travel management. Private employers spend $ 2,484 on travel and leisure for each employee, a 17 percent increase over the last four years.

Corporate and commerce spending, now the third-largest controllable expense in sales and data processing costs, is in the process of being re-examined. Corporations realize that even 1% or 2% savings can turn into millions of dollars added to their bottom line.

Such savings will certainly get the management and attention that is required for this type of project. Engagement begins with understanding and evaluating the components of T&E management to more effectively monitor and control it.

Hand management includes attribution of responsibility for travel management, introduction of a used travel services quality measurement system, as well as written and disseminated official travel policy. Only 64 percent of US corporations have travel policies.

Even top management and & nbsp; With support, the road to savings is rocky; One in three companies has only successfully implemented an in-house plan that will help reduce travel costs, and the myriad aspects of travel are so overwhelming, most companies do not & 39; Do you know where to start? "The Travel Travel Industry is based on information," says Steven R. Murray. The Show, The Global Group Inc. Founder and CEO. “Until the passenger actually boarded the plane, they were (only) going. info »:

If that happens, information technologies are a viable place to disrupt these subtle but highly sought after savings. "Technological innovations in the business travel industry allow companies to realize the potential of automation to control and reduce indirect (travel) costs," says Roger H. Ballou, president of American Express's Travel Services Group: “In addition, many. companies are undertaking quality programs that include sophisticated process upgrades and upgrades designed to significantly improve T&E management processes and reduce indirect costs. ”

As companies look for technology to make potential savings a reality, they can be very creative about the methods they use.

Great level

Centralized booking systems have long been the exclusive domain of travel agents and other professionals in the field. But that all changed in November 1992, when the Department of Transportation's decision allowed public access to systems such as Apollo and SABER. Travel travel management programs like TripPower and TravelNet immediately emerged, seeing corporations where their T&E dollars are spent.

The program tracks spending trends by communicating with the corporation & # 39; with a database and access to centralized booking systems that provide instant booking information to airlines, hotels and rental agencies. Այս ծրագրերը նաև հնարավորություն են տալիս օգտագործողներին համակարգչային ճանապարհորդական հաշվետվություններ կազմել ծախսերի խնայողությունների վերաբերյալ ՝ մանրամասներով, թե որտեղ են ձեռք բերվել զեղչեր, հյուրանոց և մեքենա օգտագործելու և քաղաքների միջև ճանապարհորդության նախշերով: Փաստացի տվյալները կորպորացիաներին ավելացնում են լծակներ ՝ տուրիստական ​​մատակարարների հետ զեղչերի շուրջ բանակցելիս:

«Երբ դուք տիրապետում եք տեղեկատվությանը, դուք ստիպված չեք լինում վերադառնալ հրապարակ ամեն անգամ, երբ որոշեք փոխել գործակալությունները», – ասում է Մերի Սավովի Ստեֆենսը, կենսատեխնիկական հսկան Chiron Corp- ի ճանապարհորդության մենեջերը:

Sybase Inc.- ը, հաճախորդ / սերվերի ծրագրային ապահովման ղեկավար, տարեկան T&E բյուջե ավելի քան 15 միլիոն դոլար է, համաձայն է: «Ծրագրային ապահովումը մեզ տալիս է աննախադեպ տեսանելիություն, թե ինչպես են աշխատակիցները ծախսում իրենց ճանապարհորդական դոլարները և ավելի լավ լծակներ են ունենում բանակցություններ ճանապարհորդական ծառայություններ մատուցողների հետ», – ասում է Sybase Inc.- ի վարկային և կորպորատիվ տուրիստական ​​ծառայությունների տնօրեն Ռոբերտ Լերները: «Մենք ունենք ավելի լավ մուտք դեպի տվյալներ, ավելի արագ, իրական ժամանակի միջավայրում, որը ակնկալվում է մեզ մեծ խնայողություններ բերել T&E- ում: Այժմ մենք ունենք վերահսկողություն մեր ճանապարհորդական տեղեկատվության վրա և այլևս պետք չէ կախվածություն ունենալ բացառապես գործակալություններից և ավիաընկերություններից »:

Այս արտոնության գինը կախված է բիզնեսի ծավալից: Travelանապարհորդության կառավարման ծրագրային ապահովման միանգամից գնումները կարող են տևել $ 100-ից ցածր մինչև $ 125,000: Ծրագրային ապահովման որոշ պրովայդերներ կտեղավորեն ավելի փոքր օգտվողներ ՝ վաճառելով ծրագրային ապահովման մասնիկ ՝ 5-ից $ 12 դոլար մեկ ամրագրված ուղևորության համար, որը դեռևս զգալի խնայողություն է ՝ յուրաքանչյուր գործարքի համար $ 50 արդյունաբերության նորմայից:

Այլ տոմսեր չկան

Թղթի ճանապարհորդությունը ավելի արագ է ընթանում, քան երբևէ անարատ գրասենյակը, քանի որ ինչպես ծառայություններ մատուցողները, այնպես էլ սպառողները միասին աշխատում են ՝ իջեցնելով տոմսերի գները գործարար ճանապարհորդների համար: Հավանաբար, առաջխաղացումների առավելագույն արդյունքը «առանց տոմսերի» ճանապարհորդությունն է, որը փորձարկում են գրեթե բոլոր խոշոր ավիաընկերությունները:

Միևնույն ժամանակ, տուրիստական ​​պրովայդերներն ու գործակալությունները փորձեր են կատարում նոր տեխնոլոգիաների վերաբերյալ ՝ ճանապարհորդներին հնարավորություն տալու համար գովազդի տուրիստական ​​ծառայություններ ինտերնետի, էլեկտրոնային փոստի և չհսկվող տոմսերի կրպակների միջոցով: Best Western International- ը, Hyatt հյուրանոցները և հյուրանոցների ցանցերի մի քանի այլ խոշոր շուկան ինտերնետում: Այս ծառայությունները նվազեցնում են թղթի անհրաժեշտությունը և առաջարկում են ավելի լավ ծառայություն և այնպիսի ծայրամասային առավելություններ, ինչպիսիք են արդյունավետության բարձրացումը, ճանապարհորդության ծախսերի և միտումների բարելավված հետևորդի և ծախսերի իջեցումը:

Լենիսվիլի նահանգի Վետերանների հարցերով բժշկական կենտրոնի CFO- ի Դենիս Էգոլֆը գիտակցեց, որ բժշկական կենտրոնը և ապակենտրոնացված վայրը, հիվանդանոցից քառորդ մղոն հեռավորությունը, դժվարացնում են արդյունավետությունը: «Մենք կորցնում էինք արտադրության ժամանակը և ամեն ինչ կորած էր», – ասում է նա: «Յուրաքանչյուր հուշագիր պետք է տրվեր ձեռագրերի հաստատման համար, և մենք պահանջում էինք յուրաքանչյուր ճանապարհորդական պատվերի յոթ տարբեր օրինակ»: Արդյունքում, Էգոլֆը փորձեց արտագնա, թղթի կրճատման ծրագրային փաթեթ, որը նախատեսված էր դաշնային կառավարության համար:

Ծրագրային ապահովումը հիվանդանոցին հնարավորություն է տալիս կառավարել օն-լայն ճանապարհորդությունը ՝ յուրաքանչյուր օրվա վճարների պահպանումից հետևելու և ծախսերի հաշվարկից մինչև կանխիկի ձևաթղթերի ստեղծում և հատուցումների վավերագրերի թույլտվություն ստանալու թույլտվություն: Ծրագրային ապահովումը հնարավորություն է տալիս նաև հիվանդանոցին պահել հաշվետվություն իր ճանապարհորդության ծախսերի և մնացած ճանապարհորդական բյուջեի վերաբերյալ:

«Այսօր, գործնական բոլոր նպատակներով, համակարգը առանց թղթի է», – ասում է Էգոլֆը: Ծրագրային ապահովումը հիվանդանոցին օգնել է նվազեցնել փաստաթղթերի մշակման ժամանակը 93 տոկոսով: «Բնօրինակ նպատակը կենտրոնացած էր աշխատողների ճանապարհորդությունն առանց թղթի վրա ղեկավարելու վրա», – ասում է նա: «Մենք հասել ենք այդ նպատակին, մասնակիորեն աշխատակիցների ջանքերի շնորհիվ և մասամբ` ծրագրաշարի ճշգրտության շնորհիվ »:

Միայն 6,000 ԱՄՆ դոլարի ներդրմամբ, հիվանդանոցը խնայեց 70 դոլար յուրաքանչյուր աշխատողի ուղևորության ընթացքում և թղթի կրճատման ծրագրի միջոցով խնայեց իր $ 200,000 ԱՄՆ-ի բյուջեի գրեթե կեսը:

Դրսում

Ավելի քիչ գործակալությունների կողմից կորպորատիվ գործուղումների պայմանավորվածությունների համախմբումը աճող միտում է եղել 1982 թվականից ի վեր: չորս ընկերություններից գրեթե երեքն այժմ ուղևորությունների պլաններ են կազմում իրենց բիզնեսի գտնվելու վայրերի համար մեկ գործակալության միջոցով, ի տարբերություն 1988-ի 51 տոկոսի: Գործակալության համախմբման երկու հիմնական առավելություններն են: հաշվապահական հաշվառման և T&E բյուջեի դյուրացումը, ինչպես նաև ապագա ճանապարհորդական զեղչերի բանակցության լծակները:

Տեխնոլոգիական խոշոր առաջընթաց, որը թույլ է տալիս ծաղկել համախմբման այս տենդենցը, արբանյակային տոմս տպիչների (STP) ներդրումն է: STP- ների օգտագործումը տուրիստական ​​գործակալությանը հնարավորություն է տալիս համախմբել բոլոր գործողությունները մեկ տնային գրասենյակ, և այնուամենայնիվ ուղարկել բոլոր անհրաժեշտ տոմսերը տարբեր հեռահաղորդակցային ծառայությունների միջոցով անմիջապես: Ինչպես ենթադրում է տերմինը, մեքենաները անմիջապես տեղում տպում են ավիատոմսերը ՝ վերացնելով առաքման վճարները:

London Fog- ի համար STP- ները օրհնություն են: Լոնդոնյան մառախուղի & # 39; տարեկան ավելի քան 15 միլիոն դոլար արժողությամբ T&E բյուջեն հավասարապես բաժանվում է Էլդերսբուրգում, Մ. Նահանգում և Նյու Յորքում երկու տեղակայված վայրերի միջև: Յուրաքանչյուր վայրում գնում է նույն քանակի տոմսեր, ուստի իրենց գործակալությունից տոմսերի մատչելիությունը պարտադիր է: STP- ն իրենց երկու վայրերում ունենալով ՝ ընկերությունը երկու գրասենյակ է սպասարկում նաև Բալթիմորում մեկ գործակալության հետ: Յուրաքանչյուր գրասենյակ ունի մուտքի անմիջական տոմսեր և դեռևս կարողանում է խնայել ՝ չպահանջելով սուրհանդակային վճարումներ կատարելու և փոստով գանձումներ ստանալու մասին, որոնք կարող են տևել մինչև 15 դոլար յուրաքանչյուր տարեկան գնումների ավելի քան 500 տոմսերից յուրաքանչյուրի համար:

Conde Nast հրատարակություններ & # 39; Ավելի քան 20 միլիոն դոլար արժողությամբ տարեկան T&E բյուջեն հատկացվում է Լոս Անջելեսում, Սան Ֆրանցիսկոյում, Չիկագոյում, Նյու Յորքում և Դետրոյթում գտնվող իր վայրերի միջև: 1994 թվականից ի վեր ճանապարհորդական պայմանավորվածությունները ղեկավարվում են կենտրոնացված գործակալության ՝ Advanced Travel Management- ի կողմից Նյու Յորքում, այս հինգ վայրերից յուրաքանչյուրում տեղադրելով STP: Համախմբման շնորհիվ արդյունավետության բարձրացումից, Conde Nast- ն այժմ հնարավորություն ունի միանգամից փոխել ճանապարհորդության պլանները և անմիջապես ձեռք բերել նոր տոմսեր:

Իրական օգուտն այն է, որ մեքենաները պատկանում և պահպանվում են տուրիստական ​​գործակալության կողմից: Այսպիսով, ընկերությանը որևէ ծախս չկա: Ներառված հիմնական ծախսերի պատճառով, այնուամենայնիվ, STP- ները շարունակում են մնալ տարբերակ միայն տոմսերի հիմնական գնորդների համար: «STP- ները այս գործընթացում կենսունակ տարբերակ են ցանկացած վայրի համար, որը տարեկան ավելի քան $ 500,000 տոմս է գնում», – ասում է Շոենը:

Քանի որ ավիափոխադրումների միջին ցուցանիշը կազմում է ցանկացած ընկերության T&E ծախսերի 43 տոկոսը, կտրուկ դարձել է խնայողությունները, որոնք ստացվել են տեխնոլոգիական տարբեր նպատակներով: Օրինակ ՝ կորպորացիաների սեփական ճանապարհորդության միտումները հավաքելու և վերլուծելու ունակությունը հանգեցրել է զուտ ուղեվարձի գնի ստեղծմանը `բանակցելով գնի կորպորացիայի և ավիաընկերության միջև` տոմսեր գնելու համար, որը չի ներառում միջնորդավճարների ավելացված ծախսերը, գերակշռում, գործարքի վճարները, գործակալության գործարքների վճարները և այլ զեղչեր:

Չնայած ԱՄՆ գլխավոր փոխադրողների մեծամասնությունը հրապարակավ հայտարարում է, որ իրենք չեն բանակցում կորպորատիվ զեղչերը հրապարակված շուկայի սակագներից ցածր, գործարար ճամփորդությունների կառավարման վերաբերյալ American Express- ի հարցումը պարզել է, որ ամերիկյան ընկերությունների 38 տոկոսը հնարավորություն է ունեցել կամ արդեն իրականացրել է բանակցություններ վարել ավիաընկերությունների զեղչերի վերաբերյալ: Այս պայմանավորվածությունների առկայությունն ու մեխանիզմը մեծապես տարբերվում են ըստ փոխադրողի:

Ի՞նչ է & # 39; գինը:

Ֆրեյդ Սաֆֆերը ՝ Hewlett-Packard- ի փոխադրման մենեջեր և զուտ գնագոյացման համակարգի ուժեղ ջատագով, HP- ի հետ պայմանագրով ճանապարհորդել է տուրիստական ​​կառավարման ընկերությունների հետ վճարների վրա հիմնված գնագոյացման գաղափարին: Նա ասում է, որ HP- ն, որը T&E- ի վրա տարեկան ծախսում է ավելի քան 528 միլիոն դոլար, նախատեսում է ունենալ բոլոր ավիափոխադրումները ՝ ելնելով զուտ ուղեվարձի գներից: «Ներկա պահին մենք ունենք մի քանի զուտ սակագներ համաձայնագրի տարբեր փուլերում», – ասում է նա: «Այս սակագները բանակցվում են ավիաընկերությունների հետ կորպորատիվ մակարդակով, այնուհետև խաբվում են մեր յոթ աշխարհագրական շրջաններից յուրաքանչյուրի համար»:

Ֆրենտ Քենթը, «Միացյալ ավիաուղիներ» ընկերության արևմտյան տարածաշրջանային մենեջերը, համաձայնում է. «United Airlines- ը մասնակցում է կորպորատիվ ծավալի զեղչերին, ինչպիսիք են տոմսերի զանգվածային գնումները, բայց ոչ զուտ գնագոյացմամբ: Ես դեռ պետք է տեսնեմ մեկ զուտ ուղեվարձի պայմանագիր, որն իմաստ ունի մեզ համար: & # 39; մենք դեմ չենք դրան, բայց մենք պարզապես դա չենք հասկանում ":

Քենթը շեշտում է. «Ավիաուղիները պետք է մոտենան երկարաժամկետ ռազմավարական հարաբերություններ ունեցող կորպորացիաներին, այլ ոչ թե պարզապես զեղչերով:

աղբյուրը ՝ http://orlandomap.info/base-tendriling-travel- ծախսերը